Über Gewohnheiten hatte ich an anderer Stelle im Blog schon geschrieben. Und so sehr wir Controller uns als rationale, klare, zielorientierte Menschen verstehen wollen, fallen auch wir in unserem Alltag der klebrigen Kraft von schlechten Gewohnheiten zum Opfer.
Darum liste ich heute mal sieben gemeine Gewohnheiten von Controllern auf, welche mir in der Praxis noch zu häufig begegnen. Testen Sie doch mal beim Lesen, ob sich einige der klebrigen Dinger auch bei Ihnen eingeschlichen haben!
1. gemeine Gewohnheit: Controller planen lieber selbst, anstatt Fachbereiche gut anzuleiten, ihre Maßnahmen eigenständig zu planen.
Ich weiß, ich weiß: selber planen geht in der Regel schneller und führt nicht selten zu ziemlich guten Ergebnissen. Aber wenn wir wollen, dass die Fachbereiche die Planzahlen als ihre Zahlen verstehen, dann müssen wir uns die Zeit nehmen, sie mit liebenswürdiger Konsequenz selbst ans Planen zu führen.
2. gemeine Gewohnheit: Controller bevorzugen noch immer Excelkalkulationen anstatt sinnvolle Standardsoftwaretools und Prozesse zum regelmäßigen Austausch und Steuerung zu installieren.
Excel ist ein tolles Tool. Schnell lassen sich Daten zusammentragen, auswerten und graphisch aufbereiten. Mittlerweile sind die technischen Möglichkeiten von Controlling-Software aber angewachsen, größer und flexibler. Sie ermöglichen Teamarbeit und umfassendere Analysen. Einmal eingeführt, bleibt dem Controller dann mehr Zeit für Analysen oder für Ziel- und Entscheidungsgespräche mit den Führungskräften.
3. gemeine Gewohnheit: Controller nehmen sich (noch) zu wenig Zeit für tiefgehende Analyse- und Beratungsaufgaben.
Controllers Alltag ist noch immer stark vom Zusammentragen, Aufbereiten und Präsentieren von Zahlen und Informationen geprägt. Als Basis des Controlling ist das notwendig. Dennoch wird die Dienstleistung Controlling erst dann wirkungsvoll, wenn es gelingt, aufgrund der zusammen getragenen Informationen Erkenntnisse abzuleiten und notwendige Veränderungen anzustoßen. Die Zeit dafür kommt nie von allein zu uns, sondern muss mittels Zeitmanagement und Arbeitsorganisation eingeplant und organisiert werden.
4. gemeine Gewohnheit: Controller präsentieren selbst die Zahlen im Führungsmeeting anstatt Fachverantwortliche selbst für ihre Ergebnisse einstehen zu lassen.
Der, der vorn steht und präsentiert, ist für alle anderen der Verantwortlich für die gezeigten Ergebnisse. Darum haben Führungskräfte meist kein Problem, Erfolge zu präsentieren und überlassen diesen Part bei schlechten oder neutralen Zahlen nur zu gern dem Controller. Controller sind aber (sorry) nur der Dienstleister und nicht der Verantwortliche! Halten Sie sich besser zurück, bleiben Sie sitzen und geben Sie nur im Bedarfsfall ergänzende Informationen.
5. gemeine Gewohnheit: Controller präsentieren überwiegend mit PowerPoint anstatt die Aufmerksamkeit von Anwesenden mit anderen Präsentationsformen zu wecken.
Mit PowerPoint ist das so eine Krux. Alle hassen es, aber (fast) alle nutzen es. Das Tool ist super vielseitig und richtig genutzt (mit einer spannenden Story dazu, Bilder statt zuviel Text und ab und zu mal ausgeblendet), gehts auch mit einer ppt-Datei. Einen echten Hingucker aber erreichen Sie, wenn Sie mal eine super Visualisierung am Flipchart gestalten, eine gelungene Metapher, wie beispielsweise die von der Ameise, erzählen oder mit einem ganz neuen Tool, wie beispielsweise prezi präsentieren. Die Aufmerksamkeit aller ist Ihnen dann sicher und Ihre Botschaft (Sie haben doch eine?!) wird wirklich vernommen.
6. gemeine Gewohnheit: Controllers Sprache ist mit für ihn selbstverständlichen – Fachbegriffen gespickt und er sorgt nicht genug dafür, dass sie auch von allen verstanden werden.
Kostenüberdeckung, Break Even, Deckungsbeitrag, Cash Flow und Gemeinkosten für uns ist das alles selbstverständlich. Dabei vergessen wir oft, dass andere im Unternehmen sich zumindest nicht regelmäßig mit solchen Begriffen rumschlagen. Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Sie verstanden werden, erklären Sie die Begriffe öfters oder fragen Sie, ob Sie etwas erklären sollen. Verwenden Sie besser einfache Sätze und Formulierungen und die Sprache Ihrer internen Kunden.
7. gemeine Gewohnheit: Controller sorgen für Effizienz im Unternehmen, aber (noch) zu wenig für die Effizienz des eigenen Tuns.
Die Controllingabteilung muss in ihrem eigenen Tun Vorbild sein: eine auf den Unternehmens- und Kundenbedarf abgestimmte Vision für den Bereich, klare, messbare Ziele und Strategien sowie priorisierte Maßnahmen und eingehaltene Budgets stehen dem Controlling gut zu Gesicht.
Und vergessen Sie nicht: es gibt auch zu viel des Guten. Wie viel Controlling braucht Ihr Unternehmen wirklich zum Erfolg? Wie steht es um das Verhältnis von Aufwand und Nutzen der einzelnen Controllingaufgaben? Manchmal ist weniger auch mehr! Auch im Controlling.
Nun? Haben Sie eine oder einige Gewohnheiten entdeckt, die sich auch in ihrem Alltag eingeschlichen haben? Was wollen Sie sich aus dieser Entdeckung heraus, zukünftig ab- beziehungsweise umgewöhnen?